Když máme na prezenční listině a v zápise číslo projektu, který nakonec neprošel hodnocením, vadí to? Název projektu je správně, ale číslo při dalším podání žádosti o podporu bude jiné.
V první řadě je potřeba identifikovat, zda daná akce /výdaj, a tedy i dokument souvisí s realizací nového projektu. V případě, že akce /výdaj, a tedy i dokument souvisí s realizací projektu, ale je na něm registrační číslo neúspěšného projektu, situaci lze řešit dvěma způsoby:
- Zajistit dodatek k původní smlouvě (podrobněji viz níže)
- Formální opravou – přeškrtnutím původního reg. čísla (ale stále musí být čitelné) a uvedením správného reg. čísla nového projektu, přičemž u opravy musí být uvedeno datum a podpis odpovědné osoby za provedení opravy (vč. uvedení jména tiskacím písmem, z důvodu jasné identifikace osoby, která opravu provedla). Ideálně je vhodné uvést stručné vysvětlení, proč k opravě došlo.
Registrační číslo projektu je možné zpětně doplnit např. pomocí razítka, u pracovněprávních dokumentů (pracovní smlouva, DPČ, DPP) lze uzavřít dodatek v den zahájení realizace projektu (nebo i v pozdějším čase), ve kterém již bude uvedeno nové registrační číslo projektu. V tomto dodatku bude zaměstnanec informován o zpětném zařazení jeho pracovní pozice do projektu k určitému datu.
Dovolujeme si také upozornit na ustanovení v Rozhodnutí o poskytnutí dotace, část II, bod 5.3: „Příjemce je povinen zabezpečit, aby všechny předložené doklady související s projektem hrazené z přímých výdajů byly označeny registračním číslem projektu. Výdaje provedené na základě dokladů nesplňujících tuto náležitost nejsou způsobilé.“